POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ACADEMIA LH INVESTIGACIONES Y SEGURIDAD

Versión: 1.0 Fecha de Entrada en Vigor: 1 de enero de 2024

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La presente política es adoptada por la ACADEMIA LH INVESTIGACIONES Y SEGURIDAD (en adelante «la Academia»), entidad comprometida con la protección de la información y los datos personales de los titulares con los que interactúa.

Razón Social: ACADEMIA LH INVESTIGACIONES Y SEGURIDAD
NIT: 800.079.811-99
Oficina Administrativa: Carrera 5 # 16-14, Oficina 809, Bogotá D.C., Colombia.
Centro de Entrenamiento: Vereda Canavita, Tocancipá, Cundinamarca.
Teléfonos: (571) 6963013. / 3118271182 / 3195843254
Correos Electrónicos: gerencia@lhseguridad.com / administrativa@lhseguridad.com
Sitio Web: www.lhseguridad.com

II. MARCO LEGAL

Esta política se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica para el tratamiento de todos los datos de carácter personal que la Academia recolecte, almacene, use, circule o suprima, a través de sus diferentes canales (presenciales, digitales, telefónicos), de:

Aspirantes, estudiantes y egresados.
Docentes, empleados y colaboradores.
Proveedores y contratistas.
Visitantes de nuestras instalaciones y de nuestro sitio web.
Cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la Academia.

IV. DEFINICIONES CLAVE

Para efectos de esta política, se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (ej. origen racial o étnico, datos biométricos, datos relativos a la salud, entre otros).
Responsable del Tratamiento: La Academia LH INVESTIGACIONES Y SEGURIDAD.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. PRINCIPIOS RECTORES

La Academia aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

Principio de Legalidad: El tratamiento de datos se sujetará a lo establecido en la ley.
Principio de Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales en cualquier momento.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos y de la ley.
Principio de Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La Academia recolecta datos personales para las siguientes finalidades:

A. Para Aspirantes, Estudiantes y Egresados:

Realizar el proceso de inscripción, admisión y matrícula.
Gestionar toda la información académica, como registro de notas, asistencia y horarios.
Emitir y registrar certificados, diplomas y constancias académicas.
Realizar la validación de identidad biométrica para garantizar la integridad en exámenes, cursos y certificaciones, previniendo el fraude por suplantación.
Gestionar los procesos de facturación, cartera y cobro por los servicios educativos.
Comunicar información institucional, académica, eventos y noticias de interés.
Cumplir con los requerimientos de información de entidades de control como la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y el Ministerio de Educación.
Realizar encuestas de satisfacción y estudios para el mejoramiento de la calidad educativa.
Mantener contacto con egresados para fines de seguimiento, bolsa de empleo y beneficios.

B. Para Empleados, Docentes y Colaboradores:

Adelantar procesos de reclutamiento, selección y contratación.
Gestionar la relación laboral, incluyendo pagos de nómina, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y evaluaciones de desempeño.
Cumplir con las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Expedir certificados laborales.

C. Para Proveedores y Contratistas:

Gestionar el proceso de selección, evaluación y adjudicación de contratos.
Realizar los pagos correspondientes y cumplir con las obligaciones contractuales y tributarias.
Verificar referencias y calidades.

VII. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Academia solo realizará el tratamiento de datos sensibles cuando cuente con la autorización explícita del Titular. Dicho tratamiento se realizará con un cuidado y seguridad reforzados para finalidades como:

Datos Biométricos (Reconocimiento Facial): Para la validación inequívoca de la identidad del estudiante en actividades académicas críticas, según la autorización explícita otorgada para tal fin.
Datos Relativos a la Salud: Para valorar la aptitud física de los aspirantes en programas que lo requieran y para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo de nuestros colaboradores.

El Titular será informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como Titular de sus datos personales, usted tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Academia. c) Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios y derechos constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS

El Área Administrativa de la Academia es la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos (PQR) de los titulares para el ejercicio de sus derechos.

Canales de Atención:

Correo electrónico: administrativa@lhseguridad.com
Comunicación escrita en la dirección: Carrera 5 # 16-14, Oficina 809, Bogotá D.C.
Teléfonos: (601) 3340843 / 3118271182

Procedimiento: Toda solicitud deberá contener como mínimo:

Nombre completo y número de identificación del Titular.
Descripción clara de la consulta o reclamo.
Datos de contacto para recibir la respuesta (dirección, correo electrónico, teléfono).

Tiempos de Respuesta:

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles.
Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

X. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La Academia ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y a su alcance para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XI. VIGENCIA

La presente política rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos que contienen información personal se mantendrán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron creadas y con las obligaciones legales y contractuales que de ellas se derivan.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y BIOMÉTRICOS